VIEWPOINT CONSULT
Softwareberatung
Ziel der Auswahl, Einführung und Optimierung betrieblicher Software ist die optimale Erfüllung der unternehmensspezifischen Anforderungen. Die Einführung moderner integrierter Systeme eröffnet vielen Unternehmen aber auch gleichzeitig eine strategische Chance zur langfristigen Verbesserung von Organisations- und IT-Strukturen. Wir beraten Sie bei der Auswahl und begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung der Systeme.
Moderne Systeme stellen ein entscheidendes Wettbewerbsmerkmal dar. Nur so können die aktuellen Anforderungen des Marktes nach flexibler Berücksichtigung von Kundenwünschen, Termintreue und Produktqualität erfüllt werden. Die Adaptierung bzw. die Neueinführung betrieblicher Software stellt gerade für mittelständische Unternehmen oft ein schwieriges Unterfangen dar. Einerseits ist die Fülle an Software kaum noch zu überblicken, andererseits sind mit der Entscheidung zugunsten eines bestimmten Produktes hohe Investitions- und Folgekosten verbunden. Darüber hinaus muss sich das System unter Berücksichtigung der strategischen Gesamtplanung in die bestehende Landschaft einfügen.
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Inhalte
Ziel- und Projektdefinition
Erfassung und Bewertung des IST-Zustandes
Erfassung der betrieblichen Anforderungen
Definition des Zielsystems, Pflichtenheft
Vergabe der Kriterien (muss, soll, kann)
Grobauswahl anhand definierter Kriterien und Vorgaben
Begleitung von Präsentationen der Anbieter
Begleitung und Bewertung von Prototyping Workshops
Projektcoaching
Unterstützung bei Vertragsverhandlungen, Vertragsgestaltung
Bewertung des fertigen Zielsystems
Systemauswahl
Ziel der von uns begleiteten Auswahlprozesse ist neben Coaching und Projektsicherung die Identifikation des Anbieters / der Anbieterin bzw. der Softwarelösung, welche die aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Ziele bestmöglich erfüllen. Mit einem klar strukturierten Vorgehen wird die größtmögliche Entscheidungssicherheit im Auswahlprozess erreicht und das Investitionsrisiko unserer Kunden minimiert.
Zur Absicherung der strategischen Investitionsentscheidung in ein geeignetes Softwaresystem spielt der Auswahlprozess eine entscheidende Rolle. Die Regelmäßige Abstimmung zwischen der Projektgruppe des Kunden und unserem Projektteam gewährleistet dabei die Vollständigkeit und Richtigkeit der zu ermittelnden unternehmensinternen und -externen Informationen.
Zunächst werden die vorhandenen Organisations-, Informations- und Kommunikationsstrukturen im Rahmen einer IST-Analyse erfasst. Danach wird ein SOLL-Konzept entwickelt, welches als Anforderungsprofil die Basis für das Pflichtenheft des auszuwählenden Systems darstellt. Im Anschluss daran erfolgt eine Grobauswahl und abschließend die konkrete Empfehlung zur Auswahl des bestgeeigneten Produktes. Diese Empfehlung bietet die Basis für die zu treffende Investitionsentscheidung.
Im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter / der Anbieterin unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen am Vertragswerk. Wir helfen Ihnen Situationen zu vermeiden, die entstehen können, wenn AnbieterInnen versuchen durch vielfältige Versprechungen die kritischen Bedenken von AnwenderInnen auszuräumen. Neben den festzulegenden Konditionen (Lizenzen, Honorare, Gebühren etc.) bildet die Funktionalität der Software (Standardfunktionalitäten, Anpassungen, Schnittstellen) einen Schwerpunkt.
Systemeinführung
Nach der Auswahl eines Systems und der Vertragsgestaltung mit dem Softwareanbieter / der Softwareanbieterin beginnt die wichtige Phase der Einführung des neuen Systems. An dieser Stelle zeigt sich, wie systematisch der Auswahlprozess durchgeführt und welche Vereinbarungen in das Vertragswerk aufgenommen wurden.
Am Beginn steht der Projektplan, in dem der Einführungsprozess mit den verschiedenen Phasen und Meilensteinen spezifiziert ist. Sowohl seitens des Anbieters / der Anbieterin als auch seitens des Unternehmens werden die verantwortlichen ProjektleiterInnen und ProjektmitarbeiterInnen benannt und sind auch mit den notwendigen Kompetenzen auszustatten.
Als Basis für die Umsetzung dient das Anforderungsprofil bzw. Pflichtenheft, welches das Ergebnis des Auswahlprozesses darstellt und als verbindlicher Vertragsbestandteil aufgenommen wurde. Weitere als verbindlicher Vertragsbestandteil oder als Prozessleitfaden aufgenommene Soll-Geschäftsprozesse runden diese Basis ab. Ebenso sind die bereits bei der Bestellung definierten Modalitäten entsprechend zu berücksichtigen.
Systemoptimierung
Nach der Einführung oder der langjährigen Nutzung eines Software-Systems kehrt bei vielen Unternehmen Ernüchterung ein. Die mit der Neugestaltung der IT-Systeme verbundenen Ziele und Vorstellungen sind nicht erfüllt worden und die Akzeptanz der Software bei den MitarbeiterInnen ist oft mangelhaft.
Häufig ist der Informationsgehalt der Software-Systeme nicht oder nicht mehr ausreichend, Der Aufwand für die Stammdatenpflege ist erheblich gestiegen und steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, die Komplexität der Systeme ist zu hoch, die wesentlichen funktionalen Möglichkeiten werden nicht ausreichend genutzt, den AnwenderInnen sind die Auswirkungen der übergreifenden und bereichsbezogenen Abläufe nicht geläufig. Die optimierten Prozesse sind in der eingeführten Software oft unzureichend umgesetzt.
Um diese Probleme zu beseitigen bzw. zu verringern, müssen in einem ersten Schritt die Defizite beim Einsatz der Software-Lösung identifiziert werden. An diesem Punkt bieten sich einem Unternehmen zwei Alternativen: Überarbeitung und Optimierung der bestehenden Anwendung oder die Ablösung des aktuell eingesetzten Software-Systems.
Aufgrund des hohen Aufwandes bei der Ablösung und Neueinführung einer integrierten Softwarelösung wird man nur in Ausnahmefällen die zweite Alternative auswählen und eher aus der Kenntnis der Schwächen einer bestehenden Anwendung neue Ziele und Verbesserungsprozesse ableiten.