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Geschäftsprozessmanagement
Zunehmender Wettbewerbsdruck in globalen Märkten führt dazu, dass immer mehr Unternehmen die eigene Konkurrenzfähigkeit und deren langfristige Sicherung überdenken müssen. Kundenorientierung ist gefragt. Es gilt, schnell auf sich ändernde Marktgegebenheiten zu reagieren. Kunden stellen deutliche Forderungen hinsichtlich fest zugesagter Liefertermine, niedriger Kosten und optimaler Qualität von Produkten und Dienstleistungen.
Häufig sind die Geschäftsprozesse (GP) jedoch nicht transparent und können nur oberflächlich beurteilt und verbessert werden. Darüber hinaus sind die Zuständigkeiten für die betrieblichen Leistungserstellungen nicht immer klar geregelt. Die Möglichkeiten der Informationstechnologie werden nicht optimal ausgeschöpft. Insellösungen, Mehrfachbearbeitungen und Medienbrüche bei Daten und Dokumenten sind im betrieblichen Alltag an der Tagesordnung.
Unsere Strategien verbinden die Möglichkeiten der Prozess- und Organisationsgestaltung mit der Informations- und Kommunikationstechnologie und helfen daher, den richtigen Mittelweg zwischen allen Bereichen zu finden. In der Phase der Positionierung analysieren wir mit Ihnen die aktuelle Geschäftssituation in Workshops und lernen die Geschäftsstrategien kennen. Im Rahmen der Identifizierung werden die Teilprozesse festgelegt. Wir bieten Unterstützung durch externe Beratung bei der Implementierung im Unternehmen. Durch die Optimierung der Prozesse sollen Leistungsverbesserungen erzielt werden.
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Inhalte
Strategische Positionierung
Identifikation von Geschäftsprozessen
Analyse der vorhandenen Geschäftsprozesse
Implementierung von Geschäftsprozessen
Aufbau des Prozessmanagements und -controllings
Neugestaltung von Geschäftsprozessen
Optimierung von Prozessen
Positionierung
In der Phase der Positionierung wird die Geschäftssituation analysiert, die Geschäftsstrategie überprüft und die Entscheidung über die Einführung des Geschäftsprozessmanagements (GPM) getroffen. Die GP sind auf die strategischen und operativen Unternehmensziele auszurichten. Um dies zu gewährleisten, ist zunächst die strategische Zielsetzung des Unternehmens zu überprüfen und falls notwendig zu klären. Neben der Strategie ist vor der Einführung des GPM auch die Gesamtsituation des Unternehmens bzw. der Geschäftseinheit zu klären.
Entscheidet sich die Geschäftsleitung für die Einführung des Geschäftsprozessmanagements, so sind den Führungskräften und MitarbeiterInnen die Gründe für diese Entscheidung mitzuteilen. Dabei sind neben den mittelfristigen Produktivitätszielen vor allem die langfristigen strategischen Ziele zu nennen, die mit Hilfe des GPM erreicht werden sollen.
Identifizierung
Gemeinsam mit dem Management werden in der Phase der Identifizierung die GP mit ihren Teilprozessen festgelegt, sowie der Rahmen für die Phase der Implementierung definiert. Wichtig für die Identifizierung und Gestaltung der Geschäftsprozesse ist, dass den TeilnehmerInnen die geschäftspolitischen Ausgangsdaten bekannt sind und ausreichend interpretiert werden. Besonders bei Zielen, Erfolgsfaktoren und Strategien treten häufig große Differenzen auf, die zu diesem Zeitpunkt auszuräumen sind.
Nach der Identifizierung werden die Geschäftsprozesse weiter unterteilt. Bei der Ableitung der Teilprozesse bevorzugt man in der Regel konventionelle Methoden (Papier und Bleistift) gegenüber Software-Tools. Die Gründe hierfür liegen neben der Komplexität in der fehlenden Unterstützung bei Diskussionen, Festlegung und Visualisierung der GP.
Zu den schwierigsten Entscheidungen bei der Einführung des Geschäftsprozessmanagements zählt wohl die Ernennung der GP-Verantwortlichen. Der/die Verantwortliche trägt die Verantwortung für die Implementierung und den operativen Ablauf des GP und nimmt diese Aufgabe auf Dauer wahr. Unbedingt erforderlich ist auch eine aktive Informationspolitik durch die Geschäftsleitung. Alle MitarbeiterInnen sind rasch und ausreichend über die Ergebnisse und Beschlüsse der Workshops zu informieren.
Implementierung
Bei der Implementierung orientiert sich das Prozess-Team an den im Zuge der Identifizierung festgelegten Meilensteinen. Die Schwerpunkte liegen dabei im Bereich der Implementierung der GP, des Prozesscontrollings, organisatorischer Anpassungen, der Zuordnung von Ressourcen, sowie Anpassungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik.
Die Steuerung der GP einer Geschäftseinheit während der Implementierungsphase und später während der laufenden Optimierung übernimmt das Management-Team, bestehend aus der Geschäftsleitung und den Geschäftsprozessverantwortlichen. Als externe ProzessberaterInnen garantieren wir Ihnen Unabhängigkeit, nähern uns der Thematik unvoreingenommen und bringen unsere Erfahrungen mit anderen Unternehmen ein.
Optimierung
In den Phasen Positionierung, Identifizierung und Implementierung wird die Basis für die Optimierung der Geschäftsprozesse geschaffen. Die kontinuierliche bzw. sprunghafte Verbesserung von Leistungen ist jedoch das eigentliche Ziel bei der Optimierung von GP. Der Geschäftserfolg hängt zu einem großen Teil von dieser Optimierung ab und muss permanent gegenüber der Konkurrenz verteidigt werden.
Unter der sprunghaften Verbesserung versteht man die Neugestaltung eines Prozesses im Rahmen des Business Process Reengineering (BPR). Daneben existiert mittlerweile eine große Anzahl von Konzepten und Methoden zur kontinuierlichen Steigerung bzw. zur Steuerung und Kontrolle der Prozessleistung.